パフスタッフが綴る何気ない日常。日々感謝をこめて。「パフ・ザ・マジックドラゴン 執務室」

極意 その1

2018年12月11日 (火曜日)

やはり復帰して、社内に人が増えるのは嬉しいですね。
おかえりなさい、木村さん。な岩崎です。(ブログへの復帰はもう少し先かな)

田代さんのブログを見て、『踊る大捜査線』を思い出しました。
「現場が正しいと思うことをやれるように偉くなってくれ」と室井さんに託した
青島刑事。今の就職活動生は知らないかな(汗)

 

さて、年末も押し迫り、「今年の仕事、今年のうちに」と言わんばかりに、
少しずつ忙しくなってきました。
ありがたいことに社内では、『タスク管理できる人』『スケジュールを落とさない人』
というラベリングをされている私。

 

ビジネス本などまったく読まないので、どこで何を学んだわけではないのですが、
以前、社内の後輩に向けて、私なりに心がけていることをまとめてお知らせした
ことがあるので、今回はそれをここでも披露したいと思います。
(決してネタがなかったわけではありませんw)

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■自分が何にどのくらい時間をかけているかを把握する
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<感覚でなく正しくレコーディングする>
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確か、入社5年目の頃、自分で15分ごとのタイムスケジュールxlsを作成し、
一つの作業を開始した時間をメモし、終了した時間をメモするということを
していました。
すると、作業自体に時間がかかっている場合もあれば、あれやこれやと
手を出しどれもこれも終わっていない場合や、電話や差し込みなどで
細切れに作業をしている場合などが可視化されるようになりました。

 

<時間を見積もれるようになる>
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上記でリアルを把握することができると、これから起こる仕事の時間も
見積もりできるようになります。

 

<適切なスケジュールを立てる>
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作業時間の見積もりができるようになると、いつにどの程度の時間をかけて
仕事をするか、スケジュールが立てられるようになります。
集中しやすいタイミングはどこか、細切れ時間しかない時にできる仕事は
何かなど、効果的でスムーズに仕事をするためのスケジュールが立てられます。

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■無理な〆切を設定しない
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<〆切を過ぎることは信頼を失う>
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社内外を問わず、〆切を過ぎること=信頼を失うことだと強く認識しましょう。
特別なスキルや経験がなくても、約束を守ることで信頼を得ることはできます。
当たり前のことを当たり前にやる。

 

<『ちょっと頑張ればできる』〆切は設定しない>
<何があっても過ぎることはない〆切を設定する>
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様々な理由で、仕事は自分の思っている通りには進みません。常にバッファを
見てスケジュールを組み立てましょう。特に「少し無理すればできる」という
スケジュールは要注意です。たまには無理することも必要な時もありますが、
大抵の場合、無理はできませんし、続きません。
計画は押すもの。それを見越して〆切を設定しましょう。

 

<〆切日にできればいいやでなく、前倒す>
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〆切ギリギリではなく、〆切前に完成させる癖をつけましょう。
そうすればその後も前倒しでスタートできて、良いスパイラルが回ります。
〆切前日には完了させられるようなスケジュールを組みましょう。

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長くなったので、続きはまた今度。
(引っ張ってごめんなさい)

 

お次は、最近様々なタスクを抱えている小林さんです。

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